Como organizar os documentos mais importantes da vida

Aug 27, 2023

Se os documentos do seu escritório doméstico, registros médicos da família, contas e boletins escolares dos filhos dançam entre uma pilha na mesa da cozinha e uma caixa sem identificação na garagem, é hora de desenvolver um sistema de arquivamento adequado.

Esteja preparado para gastar pelo menos 15 minutos na tarefa para fazer algum progresso. Não se surpreenda se você levar algumas horas cumulativas durante um fim de semana para organizar tudo. A boa notícia é que, uma vez que seus documentos tenham um endereço adequado, você precisará apenas de alguns minutos por semana para manter o novo sistema.

Abaixo, orientamos você sobre como organizar seus arquivos em papel. Aqui vai uma dica: use-o como um momento para pensar em maneiras de reduzir a bagunça de papel de forma mais permanente. Conforme você se organiza, mantenha uma lista contínua de contas, avisos e outros documentos que têm a opção de deixar de usar papel e reserve um tempo para configurá-los. (E sim, também temos alguns conselhos sobre como organizar sua biblioteca digital.)

Primeiro, determine seu objetivo final. Você quer organizar todos os documentos da sua vida? Ou você prefere se livrar do máximo de papel possível? Em seguida, toque em cada documento e decida onde ele deve ir. Divida esses documentos em pilhas que façam sentido para você. Ao classificar, mantenha cada pilha organizada com notas adesivas. Aqui estão algumas sugestões de categorias:

Dê a cada pasta de arquivo um nome reconhecível, como Imigração, Médico ou Impostos [ano]. Em seguida, reúna tudo em fichários de documentos ou pastas de arquivos suspensas para uma lixeira ou armário. Fichários individuais de três argolas funcionam melhor para pilhas menores de documentos, como sua pilha Actionable com as contas e recibos deste mês. (Você também pode armazená-los em um saco de freezer de 1 galão e separá-los mais tarde.)

Coloque seu sistema de arquivamento em um local seguro de fácil acesso, mas fora do alcance de crianças bagunceiras. Não guarde aquele documento à prova de fogo em um canto de sua garagem desordenada. "Ser organizado é encontrar o que você precisa quando precisa", disse Ashley Hines, organizadora holística da casa e fundadora da Thee Tailored Life.

É importante não se deixar sobrecarregar. Nossos especialistas dizem que a organização afeta o espaço da cabeça tanto quanto o espaço físico. "É importante reconhecer que [o] objetivo é simplificar as coisas e torná-las mais eficientes", observou Katrina Green, designer de interiores licenciada e organizadora profissional da Badass Homelife.

Se você estiver estressado, considere dividir a tarefa em partes gerenciáveis ​​e limitar seu trabalho a apenas 15 minutos por dia. Ou reserve um tempo para lidar com isso enquanto assiste a um episódio de seu programa favorito.

Se você sente que ainda não está progredindo, a ajuda profissional pode ser o caminho a seguir. "A organização não precisa ser um processo solitário", acrescentou Green. Grupos comerciais como o Institute for Challenging Disorganization, a National Association of Productivity and Organizing Professionals e a National Association of Black Professional Organizers podem ajudá-lo a encontrar organizadores profissionais certificados e especialistas em produtividade em sua área.

Este artigo foi editado por Brittney Ho, Amy Koplin e Sofia Sokolove.

Kaitlyn Wells

Kaitlyn Wells é uma escritora sênior que defende uma maior flexibilidade de trabalho, mostrando como trabalhar remotamente de maneira mais inteligente sem se perder. Anteriormente, ela cobriu animais de estimação e estilo para Wirecutter. Ela nunca conheceu um animal de estimação de quem não gostasse, embora não possa dizer o mesmo sobre aplicativos de produtividade. Seu primeiro livro ilustrado, A Family Looks Like Love, segue um filhote que aprende que o amor, e não sua aparência, é o que faz uma família.

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